Je hebt meer maatwerksoftware dan je denkt

Vraag op een willekeurig ondernemerscongres wie er Excel-sheets gebruikt in zijn bedrijf en iedereen steekt zijn hand op.

Shocker: Excel-sheets zijn maatwerksoftware.

Excel is een standaardpakket, maar de sheets die je maakt zijn maatwerk.

Het voordeel van Excel, en alle andere spreadsheetsoftware, is ook het grootste nadeel.

Disclaimer: dit artikel is geen kritiek op spreadsheetsoftware. We gebruiken het zelf ook veel. Maar ben je bewust van de bedrijfsrisico's.

Het is makkelijk (om mee te beginnen)

Even snel een idee uitwerken, wat kolommen vullen, een paar berekeningen, grafiekje erbij en HUP! je hebt een makkelijke manier om te zien of je idee klopt.

Wat bladen erbij, wat stuurwaarden apart vastleggen, kruisverbanden leggen.

Voor je het weet is de simpele, snelle sheet, veranderd in een serieuze applicatie. Vaak gebeuren er dan twee dingen:

1. de sheet wordt onmisbaar voor de besluitvorming in het proces, en
2. je durft de sheet niet meer aan te passen omdat er fouten kunnen ontstaan.

Als de maker van de sheet dan ook nog buiten beeld raakt, worden deze punten echt een probleem.

En hoe goed en mooi Excel als product ook is, het is niet geschikt voor echt grote datasets. Dus een blad erbij en de boel kan letterlijk vastlopen.

Het is moeilijk (om ervan af te komen)

Excel (en collega's) is het meest gebruikte informatiesysteem ter wereld.

Iedereen in het kantoor kan er (min of meer) mee werken. We gebruiken het voor van alles: dingen die in lijstjes staan, gecontroleerd en bijgehouden moeten worden én voor procesinformatie.

Mensen maken kopietjes voor eigen aanpassingen, kopietjes van kopietjes want je wilt geen oude informatie overschrijven, kopietjes omdat dezelfde informatie voor dit nieuwe project ook nodig is.

Sheets zijn makkelijk te delen, binnen en buiten de organisatie. Je kunt sheets beveiligen, maar zonder wachtwoord deelt het zoveel makkelijker.

De risico's

Wie is verantwoordelijk voor de sheet? Is dit de recentste versie? Klopt deze formule nog wel? Wat staat er in cel A5?

Excel is geen database beheersysteem (DBMS) en sheets zijn geen beheerde tabellen. Structuur wordt niet bewaakt, integriteitsregels niet afgedwongen. Excel schaalt niet.

Formules, macro's en scripts zijn programmatuur maar niet beheerd. Een wijziging in een formule geeft direct een andere uitkomst, zonder testmogelijkheden, foutdetectie, degelijk versiebeheer en oplevering (deployment).

Voor de ontwikkeling van sheets wordt zelden een ontwerp gemaakt. De meeste sheets ontstaan organisch, als proefje van een medewerker en groeien uit tot onmisbaar instrumenten in de organisatie. Zonder documentatie, zonder beschrijving. Soms is er een invulinstructie of geven gekleurde vakjes aan welke informatie ingevuld moet worden om nieuwe resultaten te krijgen.

Als het er uitziet als maatwerk en functioneert als maatwerk, dan is het waarschijnlijk ook maatwerk

Maatwerk herkennen is belangrijk voor het minimaliseren van de risico's.

Een eerste versie van maatwerk in Excel is prima. Noem het een Proof of Concept (PoC), een Minimum Viable Product (MVP) of een Prototype. Maar neem het niet 'in productie'.

Als de sheet aantoont dat het concept levensvatbaar is, dan is de sheet het perfecte startpunt voor een echte maatwerkoplossing.

Met degelijke authenticatie, autorisatie, een beheerde en veilige database. De informatie is altijd up-to-date. Invoerschermen die gebruikers helpen fouten te voorkomen en alleen geldige invoer accepteren of vertellen wat er fout is aan de invoer. Gestructureerde opslag van gegevens voorkomt duplicatie (redundantie) en minimaliseert de kans op afwijkingen.

Als het aantal gebruikers groeit en de dataset of de complexiteit toeneemt, dan schaalt de maatwerksoftware mee.

Wat kost maatwerksoftware?

Een tent opzetten is goedkoper dan een huis bouwen. Excel is goedkoper dan een degelijk stuk maatwerk.

Als je alleen naar de korte termijn kosten kijkt.

Waar zit je liever als het gaat stormen, vriezen of hard regenen? Uitgebreid koken, lekker in bad of onderuitgezakt op je bank een filmpje kijken?

Comfort en veiligheid kosten meer geld en je krijgt er meer waarde voor terug.

Hetzelfde gaat op voor maatwerksoftware. De korte termijnkosten van speciaal gemaakte software zijn hoger dan een snel in elkaar geflanste Excel-sheet. Maar de waarde van je maatwerk is ook veel hoger.

Moet je bang zijn dat je tent wegwaait bij de eerste windvlaag of trek je de warme deken iets hoger in je knusse slaapkamer? Hoeveel is jouw nachtrust je waard?